FEDIPRO

Inefficiënte urenregistratie kost consultants heel wat per jaar. Een studie door startup TIQ en London Business School wees uit dat er zo gemiddeld tot 44.000€ per consultant per jaar verloren gaat. 15% van de declarabele adviesuren voor klanten wordt door consultants niet in rekening gebracht.

Uren bijhouden en registeren is niet een van de favoriete taken van consultants, inefficiënte processen of gebruiksonvriendelijke IT-systemen bemoeilijken dit vaak ook nog eens. Vaak wordt het registreren van uren uitgesteld tot het allerlaatste moment, waardoor dit niet accuraat gebeurt. Vertrouwen op geheugen, aantekeningen of mails om declareerbare uren van de afgelopen dagen, weken of zelfs maanden in kaart te brengen is riskant.

22% werkt slechts maandelijks aan urenadministratie
Het onderzoek over time tracking gedrag binnen zakelijke dienstverlening toont aan dat “slechts” 20% van de ondervraagde professionals meerdere keren per dag zijn activiteiten en uren noteert. 18% doet dit eenmaal per dag, terwijl  40% zijn tijdsbesteding een of twee keer per week in kaart brengt. De overige 22% geeft aan slechts een of twee keer per maand zijn urenadministratie bij te werken. Voor management consultants is een groot deel van hun uren declarabel (gemiddeld besteden zij 75% van hun werkweek aan adviesopdrachten voor klanten). Ze werken gemiddeld voor 2,4 klanten per week.

Uren ‘lekkage’
In het onderzoek spreekt men ook over ‘gelekte’ uren, een bekend fenomeen in de zakelijke dienstverlening. 22% van de respondenten geeft aan minder dan 70% van zijn of haar declarabele uren te schrijven, wat impliceert dat ruim 30% van de uren niet wordt geregistreerd. Rond 38% van de professionals registreert tussen de 70% en 90% van zijn uren, en 40% registreert tussen de 90% en 100% van zijn of haar factureerbare tijd in IT systemen.

Elektronische communicatie: gratis?
De taken waar ‘urenlekkage’ optreedt variëren, maar drie activiteiten staan duidelijk bovenaan het lijstje:

• E-mails lezen en beantwoorden: 58% van de adviseurs geeft aan minder dan 20% van deze tijd te registreren.
• Telefoongesprekken: 50% van de professionals registreert minder van 20% van deze tijd.
• Meetings met klanten : 38% geeft aan minder dan 20% van de hieraan bestede tijd te schrijven.

Volgens de onderzoekers laten deze resultaten zien hoe “normaal” het is geworden voor zakelijke dienstverleners om (elektronische) communicatie te zien als een ‘standaard’, of zelfs gratis, onderdeel van hun werk voor klanten.

Gemiddeld 4,32 uur/week gelekte uren
Consultants registreren gemiddeld 85% van hun uren aan adviesopdachten. De kosten van de 15%  ‘gelekte uren’ kunnen enorm oplopen, stellen de auteurs. Een management consultant met een werkweek van veertig uur ‘lekt’ bijvoorbeeld gemiddeld 4,32 uur per week. Met een gemiddeld uurtarief van €212, kost dit gemiddeld €915 per adviseur per week aan misgelopen omzet. Over een periode van 48 weken, de gehanteerde benchmark, komt dit neer op een jaarlijks verlies van €44.000 per consultant.

De volledige studie door TIQ en London Business School kan u hier inkijken.